Salon professionnel : comment repartir avec des contacts que vous pourrez relancer ?

Un salon professionnel coûte cher : l'espace, le stand, le déplacement et des journées entières d'une équipe. Au retour, il reste souvent une pile de cartes de visite et une liste de badges scannés sans contexte. Pour récupérer des contacts sur un salon professionnel et les relancer ensuite, la méthode compte plus que le nombre de passages sur le stand. Cet article la reprend étape par étape, de l'objectif fixé avant le salon à la relance de la semaine suivante.

Récupérer des contacts sur un salon professionnel commence avant le salon

Avant de réserver le stand, décidez de ce que vous voulez rapporter. Un nombre de contacts, un nombre de rendez-vous fixés ou un nombre de devis demandés : choisissez un seul chiffre. Il guidera l'équipe pendant le salon et jugera le stand au retour.

Décrivez aussi le visiteur que vous cherchez. Un acheteur d'hôtel, un directeur de spa ou un responsable des achats d'une chaîne ne se trouvent pas aux mêmes heures ni dans les mêmes allées. L'équipe saura ainsi à qui consacrer du temps, et à qui remettre simplement une documentation.

Divisez enfin le chiffre visé par le nombre de jours et de personnes sur le stand. Un objectif par personne et par jour se suit facilement, et il montre dès le premier soir si la méthode fonctionne.

Le scan des badges, et ses limites

Renseignez-vous auprès de l'organisateur : il fournit parfois aux exposants une application pour scanner le badge des visiteurs. Sur EquipHotel, un salon de l'hôtellerie, l'application de l'organisateur scanne le badge et range les contacts dans un rapport en ligne, consultable depuis l'espace exposant. Elle permet aussi de préparer quelques questions à poser à chaque visiteur.

Le scan a l'avantage de la vitesse. Il enregistre en une seconde le nom, l'entreprise et la fonction du visiteur, sans faute de frappe.

Il a aussi ses limites. Un badge scanné dit qui est passé, pas ce qui s'est dit ni ce que le visiteur attend. Il ne dit pas non plus si la personne accepte de recevoir vos messages. Une liste de deux cents badges sans notes devient vite une liste de noms que personne n'ose relancer.

Un objet remis en main propre, avec un QR code

Un objet utile, remis par la personne du stand, prolonge l'échange au-delà de la conversation. Le visiteur l'emporte, et il peut agir plus tard, au calme, quand il a le temps.

Pour que cet objet rapporte un contact, imprimez-y un QR code, c'est-à-dire un code carré que le visiteur scanne avec son téléphone. Le code mène à une page à votre nom, où le visiteur peut laisser son adresse e-mail s'il le souhaite. Le visiteur fait alors la démarche lui-même, ce qui dit déjà quelque chose de son intérêt.

Donnez au code une étiquette propre au salon, et si possible à chaque jour. Vous saurez au retour quel jour a produit le plus de contacts, et vous pourrez comparer ce salon au suivant.

L'accord du visiteur pour lui écrire

Un contact qui ne s'attend pas à vos messages les lit rarement, et il les signale parfois comme indésirables. Dites-lui au stand que vous lui écrirez, et sur quel sujet. La phrase tient en une ligne : « Je vous envoie la présentation et les tarifs la semaine prochaine, d'accord ? »

Sur la page ouverte par le QR code, l'accord passe par une case que le visiteur coche lui-même. Laissez-la vide au départ, pour que le choix vienne de lui.

Pour écrire ensuite à un visiteur professionnel, parlez-lui de son métier et laissez-lui dans chaque e-mail un moyen simple de refuser les suivants.

Noter le contexte de chaque échange

La relance sera bonne si elle reprend la conversation du stand. Notez donc, juste après chaque échange, trois choses : le sujet abordé, ce que le visiteur attend et la suite convenue.

Les questions préparées dans l'application de scan facilitent ce travail. Prévoyez-en peu, trois ou quatre, avec des réponses à choisir plutôt qu'à écrire. Le soir, relisez les notes de la journée en équipe, pendant que les souvenirs sont frais.

Classez enfin les contacts en trois groupes. Les visiteurs qui attendent un devis ou un rendez-vous passent en premier. Ceux qui veulent une documentation viennent ensuite, et les simples curieux reçoivent un message plus léger.

Relancer dans la semaine qui suit

Plus la relance attend, moins le visiteur se souvient de votre stand. Bloquez dans l'agenda de l'équipe les deux ou trois jours qui suivent le salon, avant que le travail courant ne reprenne le dessus.

Commencez par le premier groupe, avec un message personnel qui cite l'échange du stand. Envoyez ensuite au deuxième groupe la documentation promise, puis au troisième un message court qui rappelle qui vous êtes.

Comptez enfin ce que le salon a rapporté. Divisez le coût total du stand par le nombre de contacts recueillis : vous obtenez le coût par contact, que vous pouvez comparer à vos autres canaux. Si vous hésitez encore entre plusieurs pistes, l'article sur les réseaux, événements ou hôtels les compare pour une clientèle haut de gamme.

Par où commencer

1. Fixez le chiffre qui jugera le salon : contacts, rendez-vous ou devis.
2. Décrivez le visiteur que vous cherchez, et partagez cette description avec l'équipe du stand.
3. Préparez trois ou quatre questions dans l'application de scan de l'organisateur.
4. Prévoyez un objet à remettre, avec un QR code propre au salon.
5. Rédigez à l'avance les trois messages de relance.
6. Bloquez les deux ou trois jours qui suivent le salon pour relancer.

Faire appel à Oshibori Media

Oshibori Media imprime votre marque sur l'oshibori, la serviette rafraîchissante que le personnel tend au client à l'accueil, à table ou au spa. Les marques peuvent aussi commander des oshiboris à leur nom pour leurs propres événements, un stand de salon par exemple. Chaque oshibori porte son propre QR code, qui ouvre un petit jeu à vos couleurs, et le visiteur qui le souhaite y laisse son adresse e-mail.

Les contacts vous reviennent en totalité, et les résultats se suivent par campagne, par lieu et par jour. Les volumes par objectif partent de 1 500 oshiboris pour un événement. Vous pouvez décrire votre projet pour recevoir une proposition.